速調取已畢業(yè)或正在就讀的學生檔案。但是，文檔的記錄保存可以說是一個困難且耗時的過程。紙質文件價格昂貴，數(shù)字存儲成本也很高，再加上每個校園有成千上萬的學生，可以說，保存學生檔案記錄確實不是一件容易的事。

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如何安全、數(shù)字地存檔學生記錄？把難題交給福昕高級PDF編輯器解決吧！

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不同的學生記錄類別

教育記錄根據(jù)各個文檔的內容分為獨立的類別。每個類別都有不同的學生文檔，并有各自的保留時間表。以下列出的是普通教育記錄及其相應的保留時間表：

01

強制性永久學生記錄-永久保留

※? 學生證件※??上學日期，畢業(yè)/離校日期※??學術記錄（課程成績，健康免疫）

02

強制性臨時學生記錄–保留3年

※??健康/特殊教育信息※??進度報告，標準化考試成績，語言培訓※??父母的授權或限制

03

允許的學生記錄–保留6個月后

※? 老師/輔導員等級
※??標準化考試成績（3歲以上）※??行為報告（出勤，紀律）
以上便是必要的保留時間表，我們可以在存儲之前優(yōu)化每個特定文檔來達到提高效率和節(jié)省成本的目的。

如何準備存儲記錄

在將學生記錄進行歸檔存儲之前，學校需要適當?shù)鼐庉嫼徒M織文檔，讓我們可以在需要時檢索任何學生信息。借助福昕PDF文檔解決方案，學?？梢詫⒓堎|記錄轉換為數(shù)字格式，將數(shù)字文件壓縮為較小的尺寸，使文檔可進行文本搜索（OCR），編輯機密信息，密碼保護，索引和存檔，以便在需要時輕松檢索。方法如下：

01

轉換為PDF / A

PDF / A是一種PDF格式，用于通過以通用格式存儲文檔來保存文檔。作為國際標準化組織（ISO）的PDF格式，這可確保文檔在所有平臺上保持其原始布局（即，所有圖像，文本和鏈接均保留在原位）。對于希望線下訪問和共享文檔的學校，與其他文檔文件格式（例如Word）相比，這種ISO標準的文檔格式更加可靠。

02

縮小文件尺寸

借助福昕高級PDF編輯器，學校可以在不改變質量的情況下獲取學生的記錄文件并將其壓縮為較小的文件大小。福昕PDF技術可將存儲大小減少50％或更多，從而大大降低存儲成本。

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03

使用OCR技術使文檔可以文本搜索

當涉及到教育記錄時，必須能夠檢索正確的學生信息。很多時候，即使是PDF格式，掃描的文檔也無法進行文本搜索。借助福昕高級PDF編輯器，學?？梢赃\行OCR以自動使文檔可文本搜索，并輕松地在每條學生記錄中查找信息。

04

添加，刪除和編輯元數(shù)據(jù)

學生記錄按自己的保留時間表分為不同的類別。對學校來說，通過查看文檔的元數(shù)據(jù)來查詢何時創(chuàng)建了記錄，以及由誰來跟蹤文檔的保存時間很重要。使用福昕高級PDF編輯器，用戶可以在其文檔上創(chuàng)建，編輯和刪除元數(shù)據(jù)，以確保清楚地顯示文檔的創(chuàng)建時間或更改時間以及創(chuàng)建者。

05

合規(guī)性和安全性

學校要防止其學生信息的傳播，確保學生的隱私權得到保護。對于學生記錄，在發(fā)送文檔之前確保某些機密信息受到保護很重要。借助福昕高級PDF編輯器，學?？梢暂p松地編輯其文檔，并永久覆蓋/刪除可見的信息，例如名稱，地址和聯(lián)系方式。學校也可以設置密碼限制，防止查看，編輯或打印其文檔，當然也可以授予固定權限以供查看文檔。

福昕高級PDF編輯器下載鏈接：

https://pdfeditor.foxitoffice.cn/

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